Código Ético y de Conducta

1.- ¿Qué es el Código Ético y de Conducta?

Es una guía de comportamiento que complementa nuestro criterio prudente y de sentido común, para ayudarnos a adoptar conductas que nos enorgullezcan y que propicien el mantenimiento de la imagen positiva de Peruana de Inversiones en Energías Renovables S.A. (en Adelante PIER). Este Código nos lleva a fomentar la generación de valor de forma responsable y refleja nuestra firme creencia de que la ética y la integridad son fundamentales y no negociables.

Así, nuestro Código Ético y de Conducta debe ser entendido como una herramienta que contiene pautas que contribuyen a forjar un comportamiento basado en la integridad, principio inspirador del actuar de PIER. Integridad significa hacer lo correcto. Es decir, actuar en todo momento de manera responsable, honesta, recta, seria, transparente y de acuerdo con la normativa peruana.

Todos tenemos la responsabilidad de conocer, comprender y cumplir este Código, así como de denunciar las conductas que sean contrarias a lo aquí establecido.

2.- ¿Cómo sabemos si estamos actuando correctamente?

Para determinar si estamos actuando correcta y responsablemente, antes de adoptar una decisión o
realizar una determinada actividad, siempre debemos preguntarnos:

• ¿Esta conducta afecta negativamente a PIER?
• ¿Esta conducta afecta negativamente a los accionistas de PIER?
• ¿Esta conducta es ilegal?
• ¿Esta conducta me beneficia de manera personal y/o beneficia a mis familiares o amigos?
• ¿Me sentiría incómodo si esta conducta aparece en medios de comunicación o es divulgada
  de manera general?

Si la respuesta a alguna de esas preguntas es afirmativa debemos abstenernos de adelantar la respectiva conducta. En caso de duda, antes de actuar debemos consultar a la Gerencia General y/o al Área Legal.

3.- ¿Quiénes debemos de cumplir con este Código Ético y de Conducta?

El Código Ético y de Conducta es aprobado por la Gerencia General de PIER. Todos los empleados de PIER debemos cumplir las directrices establecidas en este Código.

Debemos exigir y velar porque las personas que contratemos para que sean agentes, proveedores o trabajen en nombre o por cuenta de PIER conozcan y cumplan este Código Ético y de Conducta.

En el evento en que por alguna circunstancia existiera un conflicto entre la ley peruana y el Código Ético y de Conducta, cumpliremos en primera medida con la ley y, en segundo lugar, daremos aplicación al Código. Si requerimos orientación sobre el particular podemos consultar al Área Legal.

4.- ¿Cuál es la labor de la Alta Dirección?

La Alta Dirección de PIER (Directores y Gerente General) debe definir el rumbo de la compañía y fomentar los valores y la cultura de cumplimiento. Por lo anterior, la Alta Dirección asume el compromiso de:

• Dar un ejemplo sólido de conducta íntegra.
• Apoyar todas las actividades de capacitación en materia de conducta y exigir que todos los
  empleados y directores cumplan con estas capacitaciones.
• Destinar recursos suficientes para respaldar a los empleados en el cumplimiento de este
  Código.
• Alentar a los empleados a que expresen sus inquietudes y denuncien los actos contrarios a
  este Código.
• Evitar y prohibir las represalias por denuncias de actos contrarios a este Código.
• Imponer medidas disciplinarias cuando se presenten actos contrarios a este Código, siguiendo lo señalado por el Reglamento Interno de Trabajo de la Compañía.

5.- ¿Cómo sabemos si estamos actuando correctamente?

Los Líderes de PIER deben demostrar en todo momento su compromiso con los estándares de conducta establecidos en este Código, a través de su propio comportamiento y cumplir con las siguientes actividades:

• Garantizar que las personas de su equipo comprendan sus responsabilidades en relación
  con este Código.
• Reforzar la importancia de la actuación integra y el cumplimiento.
• Crear un ambiente donde los empleados se sientan cómodos al presentar inquietudes.
• No impartir instrucciones que vayan en contra de lo establecido en el presente Código o la Ley.

6.- ¿Cómo nos comportamos en PIER?

• En todo momento actuamos con integridad.

Entendemos que el comportamiento ético es una obligación de todos, independientemente del cargo que ocupemos o de las funciones que desempeñemos, por esto, actuamos respetando el principio de integridad en todas nuestras relaciones profesionales, y exigimos lo mismo a aquellas personas y grupos de interés con quienes interactuamos.

• Somos cordiales y respetuosos

Nos ocupamos de que las interacciones con nuestros compañeros de trabajo y con las personas y grupos de interés con que tenemos contacto, sean siempre corteses y respetuosas. Procuramos que predomine el espíritu de colaboración, trabajo en equipo y lealtad hacia PIER.

Promovemos el mejoramiento de la comunicación interpersonal y el ambiente laboral y nos abstenemos de generar comentarios malintencionados o imprecisos que afecten la reputación de las personas con las que nos relacionamos o que vulneren el buen nombre del PIER.

Nos abstenemos de promover grupos religiosos o de participación política dentro de PIER.

• Respetamos y promovemos los derechos humanos de nuestros Grupos de Interés

Reafirmamos nuestro compromiso con el respeto y la promoción de los derechos humanos de nuestros Grupos de Interés, entendiendo por Grupos de Interés a todas las personas naturales o jurídicas que en razón a su actividad tienen una relación con PIER. Por esto, alineamos nuestras políticas y estrategias con principios y derechos reconocidos internacionalmente en instrumentos como la Carta Internacional de Derechos Humanos y las Declaraciones de la Organización Internacional del Trabajo, así como con las leyes peruanas.

Estas normas y principios guían nuestras actuaciones, las relaciones comerciales con nuestra cadena de valor, la forma en que logramos los resultados y la sostenibilidad de todo en PIER.

• Respetamos los siguientes principios:
  • Valoramos la diversidad como una ventaja competitiva, por lo que promovemos la inclusión y la equidad. Rechazamos cualquier acto discriminatorio y por ello, no hacemos ninguna distinción en razón de raza, color, género, orientación sexual, condición física, idioma, religión, opinión o de cualquier otra índole, origen nacional o social, posición económica, nacimiento o cualquier otra condición.
  • Promovemos el trabajo libre y voluntario, por lo que rechazamos cualquier práctica o modalidad de trabajo forzado.
  • Estamos convencidos del valor de la educación y del desarrollo de los menores, física y mentalmente, en todo su potencial. Rechazamos el trabajo infantil y por esto, la edad de contratación se define conforme a los estándares internacionales y en cumplimiento de la ley peruana.
  • Proveemos un ambiente de trabajo libre de acoso laboral y/o sexual, abuso o castigo corporal o verbal en cualquiera de sus formas.
  • Promovemos el equilibrio vida-trabajo, por lo que propendemos por jornadas de trabajo flexibles y en ningún caso, se excede la jornada máxima legal permitida.
  • Tratamos a todos los empleados con respeto y dignidad en su lugar de trabajo y les proporcionamos un ambiente libre de discriminación que promueve la inclusión y la diversidad.
  • Compensamos a los empleados con salarios y retribuciones económicas que cumplen con las disposiciones legales aplicables y que respetan las normas relativas a salario mínimo, horas extras y días de descanso, y efectuamos el reconocimiento y pago de las prestaciones sociales definidas por la ley en Perú.
  • Contratamos, pagamos y promovemos a todos los empleados con base en su habilidad para desempeñar el trabajo y no por sus características o creencias personales.
  • Reconocemos y respetamos a los empleados el derecho a afiliarse o no a sindicatos, así como a establecer negociaciones colectivas de trabajo de conformidad con la ley, tales como pactos colectivos o convenciones colectivas.

• Proporcionamos condiciones de trabajo seguras

Estamos comprometidos con la protección de la vida, salud y la garantía de la seguridad de todas aquellas personas que laboran en nuestras instalaciones o prestan servicios a nuestra compañía.

• Cumplimos con todas las leyes y reglamentaciones aplicables en materia de salud y seguridad en el trabajo.

• Somos responsables en el manejo de la información
  • Protegemos la información no pública de PIER en todo momento, tanto en el horario laboral, como fuera del lugar de trabajo e incluso después de finalizada la relación de trabajo.
    Entendiendo como información no pública cualquier información que PIER no haya revelado o hecho del conocimiento del público, que pueda incluir información relacionada con empleados, invenciones, contratos, planes estratégicos y de negocios, cambios importantes en la gerencia, lanzamientos de nuevos productos, fusiones y adquisiciones, especificaciones técnicas, precios, propuestas, información financiera y costos de productos.
  • No revelamos la información no pública a terceros, incluidos familiares y amigos, excepto cuando se requiera por ley o con fines comerciales (en estos casos, procuramos celebrar acuerdos de confidencialidad).
  • No hablamos en sitios públicos, ni con personas ajenas a PIER de temas relacionados con información no pública.
  • Mantenemos total reserva y adoptamos las medidas necesarias para recabar, almacenar, acceder y proteger toda la información de los empleados, proveedores y terceros a la que tengamos acceso en desarrollo de nuestras funciones, evitando el acceso indebido.
  • No falsificamos, destruimos, ni alteramos ningún documento de PIER y entendemos que cualquier acción en este sentido constituye un fraude.
  • No utilizamos información privilegiada. Por información privilegiada se debe entender información de carácter concreto que no ha sido dada a conocer al público y que de haberlo sido la habría tenido en cuenta un inversionista medianamente diligente o prudente para tomar una decisión de inversión.
  • No realizamos ni aconsejamos la realización de ninguna operación en provecho propio o de terceros utilizando información privilegiada a la que hayamos tenido acceso, en especial la compra o venta de acciones u otros valores emitidos por PIER, estén o no inscritos en bolsa.
• Protegemos los bienes que son propiedad de PIER y los utilizamos según las disposiciones
  de PIER, las instrucciones impartidas y los manuales del fabricante.
• No permitimos, ni participamos en ninguna actividad que involucre activos de PIER e implique la realización de un fraude.
• No desperdiciamos, derrochamos, malgastamos o usamos innecesariamente los bienes de PIER.
• Cuidamos y protegemos las instalaciones y los equipos tecnológicos de PIER, incluyendo los datos que contienen y el software con el que operan, para evitar su destrucción, robo o utilización inadecuada, manteniendo las medidas de seguridad necesarias.
• Usamos responsable y productivamente los sistemas de comunicación, como son el correo electrónico, el teléfono y el acceso a Internet, proporcionados por PIER. Está específicamente prohibido el acceso y distribución de material ilegal.
• No ofrecemos, prometemos o concedemos, directamente ni a través de intermediarios, ningún tipo de favor o prebenda con el fin de obtener de cualquier persona o autoridad un negocio, autorización o cualquier otro tipo de ventaja.
• No aceptamos, acordamos, recibimos o solicitamos, ningún tipo de favor o prebenda que nos ofrezca un tercero con el fin de obtener algún trato preferencial o cualquier tipo de ventaja que desconozca los procedimientos establecidos PIER o que implique un acto deshonesto o ilegal.
• No realizamos ninguna actividad que pueda entenderse que está encaminada al pago o a la recepción de sobornos.
• No participamos, ni promovemos ningún tipo de actividad que pueda implicar lavado de activos o financiación de terrorismo.
  Entendiendo como lavado de activos al delito que comete el que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados, fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de contrabando de hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito; y, Entendiendo por financiamiento del terrorismo a aquel delito que comete cualquier persona que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas.
• Evitamos hacer comentarios, emitir conceptos o hacer publicaciones personales utilizando nuestra condición como empleados o que vayan en contra de la imagen de PIER.
• No utilizamos el nombre, imagen, marca, logo o instalaciones de PIER para fines personales o divulgación de contenidos en nuestras redes sociales salvo que haya sido promovido o autorizado por PIER y siempre que no vayan en detrimento de la imagen de PIER.
• Promovemos el mejoramiento continuo y estamos comprometidos con el respeto y conservación del medio ambiente como parte de nuestra cultura organizacional, desde el interior y hacia los grupos de interés, impulsando la prevención, mitigación, corrección y compensación de impactos ambientales producto del desarrollo de nuestras operaciones y relaciones con el entorno.¿

7.- ¿Cómo evitamos posibles conflictos de intereses?

Para mantener el respeto y la confianza de los Grupos de Interés, es esencial no permitir que nuestros intereses personales sean diferentes, real o aparentemente, a nuestras obligaciones para con PIER.

En ese sentido debemos:

• Evitar hacer cualquier acción u omisión que produzca un beneficio personal o a algún tercero en perjuicio de PIER.
• Evitar cualquier acción u omisión que pueda afectar negativamente los intereses de PIER.

8.- ¿Cómo manejamos las relaciones con Vinculados Personales?

Entendemos por “Vinculado Personal” a cualquier persona con la que un colaborador de PIER tenga una relación familiar (hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad) o una relación personal cercana (como pareja, amigo íntimo o socio de negocios personal). Esta relación debe ser tal que pueda generar un conflicto de interés real o aparente en el desempeño de nuestras funciones o en las decisiones que tomemos.

En PIER valoramos la contratación por mérito y la relación con proveedores basada en la competencia, la ética y la transparencia. Para evitar cualquier conflicto de interés, si un colaborador tiene un Vinculado Personal que es candidato a un puesto de trabajo en PIER o es proveedor (o posible proveedor) de PIER, el colaborador tiene la responsabilidad de informar inmediatamente esta situación al Área de Recursos Humanos y/o al Área Legal.

La decisión de contratar a un Vinculado Personal como colaborador, o de establecer una relación comercial con un Vinculado Personal como proveedor, no podrá ser tomada por el colaborador que tenga la relación personal. Esta decisión deberá ser evaluada y aprobada por un líder de nivel superior, por el Área Legal y/o de Recursos Humanos. Todo esto, con el fin de garantizar que la relación no genere dependencia ni un conflicto de interés.

En ningún caso se permitirá que un colaborador supervise directamente a un Vinculado Personal o tome decisiones que afecten directamente su compensación, evaluación de desempeño o condiciones laborales o contractuales.

9.- ¿Cómo actuamos frente a regalos, invitaciones y atenciones?

En PIER, fomentamos relaciones basadas en la transparencia, el respeto y la confianza. Un regalo, una invitación o una atención pueden generar percepciones de influencia indebida o conflictos de interés. Para asegurar que nuestras interacciones sean siempre éticas y de acuerdo con la normativa peruana, debemos observar las siguientes pautas:

• Conductas prohibidas:
  • No debemos dar ni recibir regalos, invitaciones o atenciones en efectivo o sus equivalentes (como tarjetas de regalo, vales o criptomonedas).
  • Está prohibido dar o recibir regalos, invitaciones o atenciones si pueden ser interpretados como sobornos, extorsiones o si buscan influir de manera inapropiada en una decisión comercial o profesional.
  • No debemos dar ni recibir regalos, invitaciones o atenciones si PIER se encuentra en un proceso de licitación, negociación o evaluación con la persona o entidad involucrada.

• Regalos e invitaciones permisibles:
  • Se permiten regalos o atenciones de valor simbólico o promocional (como calendarios, bolígrafos o material de oficina con el logo de la empresa). Estos deben ser infrecuentes y no deben generar una expectativa de reciprocidad.
  • Se permiten invitaciones a eventos o comidas de negocios. Estas deben tener un propósito comercial legítimo, ser razonables en su frecuencia y valor.

Cualquier regalo, invitación o atención cuyo valor exceda los USD 100.00 (cien y 00/100 Dólares Americanos), o que por su naturaleza pueda generar una percepción de conflicto de interés, debe ser comunicado y aprobado previamente por el Área Legal y/o el Área de Recursos Humanos, con el conocimiento del líder directo del colaborador involucrado.

10.- Cumplimos en todo momento con la Ley, normas y regulaciones

Cumplimos todas las leyes, normas y regulaciones aplicables a PIER y exigimos contractualmente a los terceros con los que nos relacionamos la misma conducta.

Definimos en nuestros acuerdos con proveedores mecanismos claros que nos permiten auditar el cumplimiento de las leyes aplicables, en especial, las laborales, ambientales, fiscales, aduaneras y cambiarias.

Consagramos en los acuerdos que celebremos con los proveedores consecuencias negativas por el incumplimiento o la no aplicación de dichas normas.

11.- ¿Qué hacemos cuando tenemos inquietudes o tenemos conocimiento de un acto contrario al presente Código Ético y de Conducta?

Cuando tenemos inquietudes respecto del alcance o aplicación del Código Ético y de Conducta, formulamos una consulta verbal o escrita al área de Recursos Humanos y/o Área Legal. Cuando observamos un acto incorrecto, entendiendo a este como cualquier acto o conducta contrario o realizado en desconocimiento de los lineamientos establecidos en este Código Ético y de Conducta, así como, de los demás lineamientos y procedimientos de PIER, lo informamos lo más pronto posible al Área de Recursos Humanos y/o al Área Legal. Esta información debe ser lo más completa posible.

Cuando informamos oportunamente los actos incorrectos facilitamos que se adopten las medidas necesarias para corregir la situación y en la mayoría de los casos estaremos evitando que se convierta en una violación a la ley o en un riesgo mayor para PIER.